高效能的老板，每天早晨都有这个习惯

来 源：财经秘书（ID：fesecretary）

图 片：东方ic

这个社会，专家太多，秘书太少！

总裁秘书或者总裁助理是最容易做成两个极端的一个职位，一不小心做成了可有可无的端茶倒水的小角色，同时也有可能做成老总的得力助手。关键看你怎么做？

十四年前，我硕士毕业后，从事的第一份工作是总裁助理，带着对未来憧憬的梦想来到珠三角，想象着职场白领的种种场景：豪华的商务区、优秀的环境以及偶尔秀点英文的工作语言环境等等。

可到岗实习的第一天，就形成了足够的落差：虽然负责招聘的总部人力资源在市中心商务区办公，可是自己却被分配到公司下面的一个工厂，周边都是工厂，还有轰轰的打桩声音，不断的提醒我：这是一个被农地包围着的工业区。

接待我的人事似乎看出了我的失落，安抚我说，工厂条件很不错的，有酒店式单身公寓、五星级食堂以及超豪华的多功能厅等，虽然交通不便，但是周边生活需求一应俱全、周末还有进出市区的免费班车接送。在人事部门细致的接待下，我又重新树立对公司的信心：既来之、则安之！只要有发展机会，不管在什么环境中，我都一样可以发光的。

经过简单的培训后，接下来被安排到各个部门和车间轮流体验，差不多每个部门一个星期，由于是制药企业，车间里的设备还是非常先进的。但也正是因为设备先进，所以刚进去的人员，不管是什么级别，都不能近距离的靠近设备。

所以，第一周的时间，差不多都是隔着玻璃观察各个流程，唯一可以亲手操作的环节是外包，也就是最后的打包环节（力气活）以及车间清场的清洁工作，反正闲着也是闲着，就和大家一起干活吧。

当我真正愿意和大家一起干活的时候，奇迹发生了，车间工人愿意和我接触，并告诉我：“别小看打扫卫生，制药企业不比其他工厂，打扫卫生都是有标准作业流程的（专业称呼SOP），否则生产出来的药品会受到污染”。并且告诉我很多看起来很小但是又很重要的细节，于是，我每天下班到宿舍后，做的第一件事情就是记录当天的工作日志，这个习惯一直保持到现在。

眼看三个月的轮岗工作结束了，一共经历了20个车间部门。一天，总经理把我叫到办公室，问三个月实习都有哪些收获？由于每天我都有深入的思考和体会，我不假思索的按照轮岗顺序把自己的体会和心得描述了出来，并且指出，哪些环节值得鼓励，哪些环节需要改善，哪些员工的创意需要保护，哪些工作态度需要引导等等。

本来，总经理只是想简单问下，当我如数家珍的叙述起来的时候，总经理拿起了纸和笔逐一记录下来。等我说完，总经理微笑着对我说：“后生可畏啊！毕业后直接到总经办报道！我们等你！”

接着我返校论文答辩，拿到毕业证书后直接到公司报道。本来以为这次直接在总经办工作，终于可以大展身手了，可接下来的安排，又让我产生第二次的落差：每天的主要工作就是帮总经理读报纸！这难道是总裁助理的全部定义吗？总裁助理难道只是读读报纸吗？难道还是对我的考验吗？没必要再这么考验下去吧？

不过，我的心理调整能力还是很强的：不就是读报纸么？小意思！权当在学校图书馆看书吧。但是，既然读了，就要读出不一样的味道出来，想想，再想想，该怎么做呢？

先分析下，老总平时都订阅哪些报纸杂志，看的比较多的是哪些新闻，最近的关注点在哪里。有了思路，就开始整理过往的期刊，我发现很多都没被动过，为什么呢？

我发现，总经理在办公室的时间大部分被事件沟通所占用，很难抽出时间去安静阅读，所以，订阅的报纸杂志大部分都当作垃圾处理了，其中不乏很有价值的杂志。

那么，老总订阅这些报纸杂志肯定是想阅读的，但是又没有大量的时间去阅读，这是一个冲突，怎么办呢？那就按照时间管理原则，帮老总挑选重点去读，肯定有帮助的。

于是，我就把几十种报纸杂志简单分个类别，再从中找到相对重要的新闻，用粗线笔勾画出来关键词，再按照文章的重要程度简单排序，从上到下依次放到老总办公桌上，首页简单写上统计数据。

比如，今天一共搜集到重要文章15篇，其中哪几篇值得重点阅读，对我们某方面的工作可能会有帮助等等。我连续按照这种方式坚持了一个月，老总没有任何反馈。

直到有一天，公司策划在港IPO，国外投行来公司尽职调查，座谈，我负责记录，国外投行问到团队有哪些竞争力的时候，老总提到自己爱学习，每天助理都会整理重要文章给她阅读，让她在很短的时间内就可以了解很多大事，同时整个团队也有这个习惯（其实，当时中高管都还没开始阅读）。

本来以为很正常的描述，谁知道，老总这么一说，国外投行产生了浓厚的兴趣，说香港李嘉诚也有这么一个助理团，每天早晨整理全球资讯供李嘉诚参考，这种习惯非常好，对保持新闻敏感度以及商业直觉非常有帮助的。

老总对我工作的认可让我吃惊，国外投行的这种表态又让总经理也感到很吃惊。

那次会议之后，老总又给我增加了一个新的工作内容，把每天找出来的新闻信息，复印装订成册，不仅给她阅读，同时转发全公司中高管。

我想，这坏了，以前只是找出来，按照顺序排序，摆在老总办公室就可以了，现在，还得按照简讯一样去整理并装订成册，再加上要大量阅读才能对相对重要的信息作出判断，我这一个人，哪能做得完呢？

于是，我找到老总，说出原委，明确说，自己无法做得完。老总问我：“哪个环节最占用时间？”，我说：“大量阅读需要时间”，她说：“那好办，给你配两个秘书，帮你初步阅读，你来定稿排序如何？”我说：“那可以！”

于是，我成为公司历史上第一个也是最后一个，享受配备两个秘书的总裁助理。人手丰富后，我就有更多的时间用来规划这个事情：采集的范围进行了扩展、分类更加明细、排序更有依据、首页进行导读提示、重要文章进行点评、最后装订发放部门车间。

本来认为，这个老总爱看的东西，车间部门不一定爱看的，所以还担心浪费纸张。可后来的事实告诉我，这个简讯在车间部门异常受欢迎，有次到车间送文件的时候，发现装订成册的一本简讯被车间一帮人撕开传看。

尤其是导读提示中提到或者被重点点评的文章，阅读次数更多。于是，我意识到：“其实每个人都是有获取资讯的潜在需求的，只是平时离资讯很远，同时也没有时间和机会去快速阅读！”

通过这个事情，团队的学习氛围也变得浓厚了，对外界新鲜事物也更同步了，所以老总在推行新政策时候，意外发现，更加容易达成一致意见了。

这个工作一直持续三个月。三个月的经历，我总结了一套整理资讯、提炼信息的六个环节：采集、分类、排序、导读、点评、推送。严格按照这个六个环节执行，最后会产生让自己都意想不到的效果。

于是，更大胆的计划在心中呈现：我可以服务一个老总、一个企业，为什么不把我这种方法推广，服务更多老总、更多企业、更多高净值用户呢？

于是，初生牛犊不怕虎的我萌生了总裁助理网的商业计划，并注册了总裁助理网的域名。这，便是，财经秘书的雏形！